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¿Qué tecnología utilizan los pequeños despachos?

  • Una reciente encuesta realizada por la ABA ha dado a conocer el nivel de implantación de la tecnología entre los pequeños despachos norteamericanos, con unas cifras que probablemente no disten mucho de las que se den en nuestro país.

Carlos B Fernández. Cuando se habla de tecnología aplicada al sector legal o LegalTech, se suele poner el foco en los grandes despachos, por ser los que mayor capacidad económica tienen y, por tanto, los que cuentan con más facilidad para introducir en sus organizaciones nuevas herramientas y sistemas de trabajo. También suele pensarse que la estructura empresarial de estas firmas, con frecuencia más grandes que muchos de sus clientes, genera una necesidad innovadora para ser más competitivas en el mercado y, con ello, asegurar las fuertes exigencias de rentabilidad a que están sometidas.

Sin embargo, los pequeños despachos, aquellos que cuentan con cuentan con un único abogado o con entre 2 y 9, son la mayoría, tanto en nuestro país, como en otros muchos. Y en su actividad están sometidos a una presión competitiva muy alta, tanto para asegurarse un lugar en el mercado como para obtener los ingresos necesarios para subsistir.

Como consecuencia, parecería lógico que este tipo de firmas estuviesen dispuestas a incorporar a su trabajo las herramientas tecnológicas que optimizasen su eficiencia, su capacidad de atender mejor a sus clientes y de captar otros nuevos. Pero la realidad es otra.

Como ha puesto de manifiesto la encuesta anual de la American Bar Association sobre tecnología lega “2018 Legal Technology Survey”, si bien la oferta de tecnología legal continúa creciendo en número de productos y de servicios, particularmente en el área de sistemas basados en la nube, sus tasas de utilización por este tipo de despachos siguen siendo bajas.

No se trata solo de que apenas acudan todavía a las tecnologías más avanzadas, como la Inteligencia Artificial, es que, como veremos a continuación, fuera de la adopción de los recursos básicos que podríamos considerar indispensables hoy en día, la situación aún ofrece mucho campo a la mejora. Y si bien en nuestro país no existen encuestas equiparables (la más parecida podría ser la elaborada por el Consejo General de la Abogacía Española, incluida en el Informe sobre Innovación y Tendencias en el sector legal 2018, publicado por Wolters Kluwer), la lógica parece indicar que los resultados no serían muy diferentes.

Baja tasa de utilización de tecnologías avanzadas

Según explica Natalie Kelly en el informe que analiza los aspectos de la encuesta de la ABA relativos a los pequeños despachos (“2018 Solo & Small Firm”), este tipo de despachos son los que parecen tener más probabilidades de elegir, aprender, capacitarse y utilizar la tecnología para su trabajo de manera más libre y fácil que las grandes. Algo que en realidad no sucede. Su previsión es que si bien el uso de estos recursos está aumentando, y que ese crecimiento seguirá produciéndose, es probable que continúe a un ritmo relativamente lento.

En su análisis Kelly se centra en las tecnologías básicas utilizadas por este tipo de despachos; en su uso de tecnologías basadas en la nube; en la protección de datos y la seguridad de la información, y en sus presupuestos para formación y tecnología.

Tecnología Básica (software) – el reinado de Office 365

Por lo que se refiere a la tecnología básica que utilizan estos despachos, destaca el predominio del sistema operativo Windows 10 de Microsoft, y en particular, de la plataforma Office 365, que ha demostrado su madurez como la opción para un número cada vez mayor de despachos de abogados. Ello ha supuesto que el número de usuarios que usan Windows 10 ha crecido del 46% al 59% de cuota de mercado.

Aunque el Mac OS de Apple no es tan utilizado, sigue siendo el sistema operativo del 14% de los abogados individuales y del 9% de las firmas con 2 a 9 abogados. En promedio, el 8% de todos los abogados encuestados utilizan Mac, y dado que este porcentaje se mantiene constante en los últimos años, se pone de manifiesto que el nivel de lealtad a la marca Apple sigue siendo muy alto entre los bufetes de abogados más pequeños y los abogados individuales.

Tecnología Básica (hardware) – prima la movilidad

En cuanto al hardware se refiere, la mayoría de los bufetes siguen usando ordenadores portátiles para su trabajo. En general, el 77% de los usuarios utilizan estos dispositivos, porcentaje que aumenta al 82% para los abogados individuales y se reduce un poco, al 73%, para las firmas con 2 a 9 abogados.

En cuanto a los dispositivos tipo tablet, los iPads siguen siendo el dispositivo más popular, pues un 77% de los encuestados se refirieron al iPad como su tableta. Por su parte, Microsoft Surface ocupó el segundo lugar con un 22% del total, frente al 18% en 2017. Un incremento que se considera consistente con el gran número de usuarios de Windows 10, que podrían buscar un único sistema operativo para sus dispositivos.

En cuanto a la utilización de servidores, un 86% de las firmas de entre 2 y 9 abogados declararon disponer de uno, frente al 48% de los abogados individuales.

Sigue creciendo igualmente el uso de acceso remoto a los sistemas propios, pues el 84% de los encuestados indica que está disponible en su firma, dato que se completa con el del 99% de los usuarios que disponen de correo electrónico para la comunicación.

Moderado aumento del uso del Cloud Computing

Según el informe, el 55% de los encuestados afirma haber utilizado la tecnología de computación en la Nube o Cloud Computingpara su trabajo. Ello significa que el consumo del Cloud ha aumentado un 2% en general desde el año pasado y un 17% con respecto a las cifras de 2016. Esta trayectoria se ha estabilizado un poco frente al rápido crecimiento entre 2015 y 2016.

No obstante, el 59% de los abogados que trabajan solos y el 58% de los abogados de los despachos de pequeño tamaño indicaron que utilizan el Cloud computing en su trabajo. Los servicios en la nube nombrados específicamente en la encuesta incluyen productos para el almacenamiento de documentos en línea, el intercambio de archivos, la colaboración y, en mucho menor grado, soluciones de gestión práctica.

La estimación del informe es que a medida que el mercado continúe desarrollando servicios para ser consumidos a través de Internet, es probable que este movimiento hacia la nube continúe de manera constante.

Los beneficios más citados en relación con el uso de la computación en nube se refieren al fácil acceso al navegador desde cualquier lugar y la disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Estos beneficios son citados por el 68% y el 59% de los encuestados, respectivamente, como los más importantes, seguidos de cerca por el bajo coste de los servicios en la nube (48%), la robustez de las copias de seguridad y la recuperación de datos (46%), la rapidez de puesta en marcha (40%), la eliminación de los requisitos de gestión de TI y software (34%) y la mejora de la seguridad (31%). Curiosamente, sólo el 8% indicó que no aprecia beneficios de los programas de computación en nube.

Por otra parte, se mantienen estables las precauciones y medidas de seguridad adoptadas por los despachos en relación con estas tecnologías, ya que sólo el 13% de los encuestados afirma que no toma precauciones con respecto a sus datos. Sin embargo, la adopción de la computación en nube ha traído consigo medidas como la revisión de las políticas de privacidad, la realización copias de seguridad periódicas de datos locales, la revisión de los términos del servicio, normas éticas y asesoramiento por parte de los colegas de otros bufetes.

Los beneficios más citados en relación con el uso de la computación en nube se refieren al fácil acceso al navegador desde cualquier lugar y la disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Estos beneficios son citados por el 68% y el 59% de los encuestados, respectivamente, como los más importantes, seguidos de cerca por el bajo coste de los servicios en la nube (48%), la robustez de las copias de seguridad y la recuperación de datos (46%), la rapidez de puesta en marcha (40%), la eliminación de los requisitos de gestión de las tecnologías de la información (IT) y el software (34%) y la mejora de la seguridad (31%). Curiosamente, sólo el 8% indicó que no aprecia beneficios de los programas de computación en nube.

El 63% de los encuestados consideraron que la confidencialidad y la seguridad eran sus mayores preocupaciones. Cuando se compara el consenso general sobre los beneficios percibidos, sólo dos temas fueron citados por más del 25% de los encuestados: la confidencialidad y la seguridad y la falta de control sobre los datos. Asimismo, entre los que no utilizan los servicios basados en la nube, estas preocupaciones fueron vistas en un 56% y un 40% respectivamente como lo que les ha impedido adoptar estas soluciones.

Sólo el 10% de los encuestados indicaron que sustituirían el software o los servicios tradicionales por la alternativa basada en la nube en los próximos 12 meses. Este porcentaje incluye el 5% los que ejercen en solitario y el 15% de los abogados en bufetes de 2 a 9 miembros. Estas cifras sólo han aumentado un 1% y un 3%, respectivamente, con respecto a las del año pasado.

Una seguridad de los datos mejorable

Frente a las crecientes amenazas que para la seguridad de la información se están sucediendo, el informe muestra que solo el 33% de los abogados individuales y el 51,2% de los que trabajan en bufetes de 2 a 9 abogados declararon contar con políticas de seguridad respecto de sus datos. Unas cifras que no dejan de sorprender, por lo reducidas, si se tiene en cuenta que los despachos de abogados son un objetivo muy atractivo para los ciberdelincuentes.

En cuanto al lugar donde los abogados hacen copias de seguridad de sus archivos, los abogados que ejercen solos suelen elegir discos duros externos (un 58% de los casos), mientras que el 41,5% de los que están en firmas con 2 a 9 abogados usan este método. El almacenamiento externo es utilizado por el 18,5% de los solos y el 33.8% de los abogados en bufetes pequeños. El Backup en línea es utilizado por el 38,5% de los primeros y el 39,6% de los segundos.

Cuando se les preguntó si utilizaban alguna herramienta de administración de contraseñas, el 26,6% de los solos y el 22,9% de los miembros de pequeños despachos indicaron que sí la utilizaban. Curiosamente, el 70,1% de los solos y el 63,2% de los que se encuentran en firmas con 2 a 9 abogados no utilizan esta medida de seguridad, cifras muy llamativas si se tiene en cuenta que según el mismo informe, el 30,6% de los solos y el 47,7% de los pequeños despachos afirman que ya han sido víctimas de ataques por virus, spyware o malware.

En concreto, el 14% de los abogados individuales y el 24.2% de los que se encuentran en bufetes de 2 a 9 miembros han sufrido alguna violación de seguridad, aunque en la mayoría de los casos indicaron que ello no les ha supuesto ninguna interrupción en el trabajo o pérdida significativa del negocio. Tal vez por ello, solo el 26,6% de los solos y el 36% de los que trabajan en pequeños bufetes tienen contratado un seguro de ciberseguridad.

Vías de acceso a la tecnología y a la formación

Más del 60% de los encuestados afirman que, de acuerdo con las normas de competencia ética, deben mantenerse al tanto de los beneficios y riesgos de la tecnología. Algo que se aplica tanto a los abogados en solitario como a los miembros de pequeñas firmas.

Para las decisiones de compra de tecnología, los abogados son más influenciados por varias fuentes de información, desde anuncios impresos hasta programas de actualización profesional (continuing legal education, CLE) y colegas. Los abogados en solitario están más influenciados por los consultores (32,7% de los casos), mientras que en las firmas pequeñas se concede más relevancia a las opiniones y experiencias de su personal.

Más del 39% de los abogados que trabajan solos y el 40,9% de los que trabajan en pequeños bufetes consideraron importante la capacitación sobre el uso de la tecnología en los bufetes. A pesar de que estas cifras siguen rondando el 40%, el crecimiento en esta área no parece muy prometedor porque, según la encuesta, cuando los abogados necesitan o quieren aprender sobre tecnología, primero buscan en Google u otra fuente en línea; por su parte los bufetes pequeños reconocen que acuden a Google solo después de preguntar primero a su personal de TI.

Como un último dato en este sentido, un 44% de los abogados individuales y un 47% de las firmas de 2 a 9 abogados cuentan con sistemas asistidos de elaboración documental (document automation o document assembly).

¿Ha acabado la facturación por horas?

Finalmente, por lo que a este sector se refiere, el informe ofrece información sobre las tendencias que en materia de honorarios utilizan los pequeños despachos y los profesionales individuales.

En este sentido resulta interesante observar que en un 22% de los casos los abogados que trabajan en solitario ofrecen un porcentaje de honorarios, porcentaje que desciende al 15% en el caso de los bufetes de 2 a 9 abogados, a pesar de lo cual el 69% de las firmas que respondieron declararon que continúan confiando en la facturación por horas. Kelly considera que de ello no cabe extraer conclusiones directas en relación con el empleo de la tecnología, pero sí cabe decir que se trata de una tendencia a considerar en futuras encuestas.

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